Damit ein Bauwerk nach Fertigstellung möglichst bewirtschaftungsgerecht in den Betrieb übernommen werden kann, ist es notwendig die dafür erforderlichen räumlichen, technischen und gestalterischen Anforderungen bereits frühzeitig bedarfsgerecht zu definieren und später in der Planungs- und Erstellungsphase durchzusetzen. Durch den Einbezug eines FM-Planers in den Planungsprozess, können die Nutzer- und Betreiberanforderungen rechtzeitig
berücksichtigt werden. Mit einem vergleichsweise geringen Mehraufwand ergeben sich dadurch folgende Vorteile:
Im Rahmen eines Betriebs- und Betriebsführungskonzepts werden die baulichen betrieblichen Anforderungen an ein Gebäude in Zusammenarbeit mit den zukünftigen Betreibern definiert und in einem Bericht festgehalten. Das Betriebs- und Betriebsführungskonzept dient dann als Grundlage für die weitere Planung. Um die Betriebsprozesse korrekt zu erläutern und den benötigten Anforderungen gerecht zu werden, erfolgt die Gliederung und Darstellung gemäss dem Prozess- und Leistungsmodell im Facility Management (ProLeMo). Dieses Tool wurde durch die IFMA (International Facility Management Assoziation) entwickelt und dient als Grundlage, um klare Strategien und Richtlinien im Facility Management zu erarbeiten.
Eine erste Fassung des Betriebs- und Betriebsführungskonzepts ist mit Vorteil bereits in einer sehr frühen Planungsphase z. B. mit der Erarbeitung des Raumprogramms oder des Nutzungskonzeptes für einen Neubau oder eine anstehende Gesamtsanierung zu erarbeiten. Im Anschluss kann das Betriebs- und Betriebsführungskonzept mit fortlaufender Planung weiter konkretisiert und ergänzt werden.
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